Daca esti in postura de organizator de evenimente, cu siguranta doza de stres creste de la o zi la alta in apropierea evenimentului si pana se termina. Intrebarea pe care ti-o pui este nu daca vin oamenii ci cati oameni strang?
Si incepi prin a face un plan cu metodele de promovare pentru ca acesta sa aiba un media coverage cat mai bun, iar cat mai multi oameni sa afle despre el. Dar te-ai gandit ca pe langa metodele clasice precum tv, radio, outdoor, un reach bun il poti obtine si prin email marketing?
Este important ca oamenii sa afle despre eveniment, dar mai important este sa le atragi atentia si sa ii determini sa se inscrie. Aici intervine factorul principal, publicul tinta, asta pentru ca, oricat de atragator l-ai face, audienta va fi formata numai de cei interesati de tematica.
Publicul tinta
Ai promovat evenimentul inclusiv la nivel online, construind chiar si un site dedicat, unde prin diverse canale de promovare ti-ai atras publicul interesat. Poti comunica si mai strans cu ei, daca le pui la dispozitie un formular pentru abonarea la stirile/noutatile despre eveniment.
Fa-l atragator, vizibil, pozitioneaza-l cat mai centrat, ca sa atraga ochiul si fa-ti o baza de date cu cei interesati de evenimentul tau, lista care sa fie cat mai bine structurata, pe domenii de interes. Apoi, incepe dialogul cu ei. Tine-i conectati, insa incearca sa trimiti doar comunicari relevante pentru fiecare grup!
Fie ca s-au abonat la informarile tale, fie au interactionat intr-un anume fel, trimite-le un mesaj de intampinare in care sa le spui ca emailurile tale sunt menite a-i tine conectati la noutatile legate de eveniment. Accentueaza faptul ca vor primi, in permanenta, alerte si noutati legate de statusul evenimentului. Incearca sa declini mesajul legat de beneficii, astfel incat sa se potriveasca fiecarui grup tinta.
Sunt o multime de lucruri pe care le poti transmite:
• speakeri noi
• workshop-uri noi
• teme abordate
• informatii despre ceea ce urmeaza sa se discute
• modificari de program
• taxe speciale/discount-uri
• remindere de inscriere
• mesaje tranzactionale
• mesaje post eveniment
Alertele. S-a schimbat sau s-a adaugat un nou speaker? Tocmai bine pentru a le spune si celor interesati. La fel ca si in cazul workshop-urilor sau a modificarilor de program. Pentru fiecare dintre aceste schimbari, este binevenit un email prin care sa-ti tii conectat viitorul (posibil) participant. Convinge persoanele indecise sa participe la eveniment share-uind cateva informatii legate de ceea ce ar urma sa se discute sau informatii de la evenimentele anterioare. Ideal este sa iti atragi participantii prin teme interesante mai degraba decat prin discounturi.
Discount-uri/Remindere. Ofera discount-uri speciale pentru cei care aleg sa se inscrie pana la o anumita data sau pentru cei care vin in grup. Ii poti determina sa faca asta chiar in email. Trimite remindere legate de ultima sansa de a beneficia de un pret mai bun etc.
Mai exista situaltii cand cineva a uitat sau a amanat inscrierea pe ultimul moment. Da-i tu un “buzz” si determina-l sa se inscrie cat mai repede.
Pentru toate aceste comunicari, foloseste cat mai multe linkuri care sa ii directioneze catre site-ul tau si mai ales catre pagina de inscriere.
Mesajele tranzactionale si beneficiile lor in cazul evenimentelor
Dupa cum am mai spus, acestea genereaza rate foarte mari de deschideri si click-uri, pentru ca cei care le primesc sunt direct interesati de ele. Profita de acestea fie ca e vorba de confirmari de plata, facturi etc. Imediat cum cineva a trimis solicitarea de a participa la evenimentul tau, trimite-i mesajul cu factura pe care urmeaza s-o achite sau confirmarea de plata, dupa ce aceasta a fost facuta.
Poti folosi aceste mesaje pentru a comunica mai multe mesaje organizatorice si logistice despre eveniment sau pentru a promova alte evenimente (daca exista).
Poti implementa un formular de comanda si poti merge mai departe, prin generarea automata de facturi proforme sau contracte, dar si identificarea clientului care a lansat comanda. Ai posibilitatea de a apela la un sistem complex care sa te ajute sa urmaresti usor comenzile si inscrierile la evenimente impreuna cu situatia platilor.
Astfel, iti vei diferentia comunicarea cu cei care au ales sa participe la evenimentul tau, prin trimiterea de mesaje relevante. De pilda, pentru cei care s-au inscris, le comunici confirmarile de plata, le oferi remindere ale evenimentului, le propui un discount pentru un grup. In plus, ai un istoric al lor care te va ajuta in comunicarile viitoare. Toate acestea pot avea ca finalitate tot ceea ce ti-ai dori de la ei: fidelitate.
Mesajele post-eveniment
Pot avea doua roluri foarte importante:
– sa creasca gradul de loializare al participantilor
– sa evalueze perceptia participantilor asupra evenimentului
Mesajele post-eveniment pentru participanti pot contine:
• o multumire insotita de o diploma personalizata cu posibilitatea de a fi descarcata
• un survey pentru a cunoaste gradul de satisfactie fata de eveniment
• solicitare de review personal
• posibilitatea de a descarca prezentarile dorite
• actualizarea preferintelor. Le poti pune la dispozitie posibilitatea de a-si alege mai multe domenii de care sunt interesati. Chiar daca au participat la un seminar de vanzari, pot alege si un eveniment de marketing, la fel de bine. In acest mod, pe viitor le poti comunica evenimentele de marketing pe care le pregatesti.
Apoi, pentru urmatoarele evenimente organizate poti lua in considerare un discount pentru cei care au participat la evenimentul trecut.
Nu-i neglija pe non-participanti. Le poti trimite mesaje care sa contina o galerie foto de la eveniment, un sumar despre ce s-a vorbit sau posibilitatea de a descarca o prezentare (Atentie – in niciun caz toate pentru ca acestea trebuie sa fie doar avantajul participantilor). De asemenea, ofera-le posibilitatea de a bifa domeniile de care sunt interesati. Poate urmatorul tau eveniment, sa zicem despre marketing digital, ii va convinge sa participe.